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泛微OA系統(tǒng)整合企業(yè)業(yè)務(wù)資源，圍繞采購業(yè)務(wù)，用流程串聯(lián)數(shù)據(jù)，搭建了一個集“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、計劃管理、審批評估、詢報價管理、合同管理、訂單管理”于一體的電子化采購管理平臺…

企業(yè)集團(tuán)或跨國公司采購過程中，能夠形成一定規(guī)模優(yōu)勢的大宗、批量或標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的同類貨物或服務(wù)，如：大批量主要零部件、生產(chǎn)原材料或戰(zhàn)略資源的貨物，便于商業(yè)特許經(jīng)營、連鎖經(jīng)營、代工生產(chǎn)廠商、同類售后維護(hù)等。

這種情況下，分散的招采管理方式并不利于集團(tuán)招采資源的整合和成本控制，招投標(biāo)信息、評標(biāo)信息、供應(yīng)商信息、采購預(yù)算等招采資源被散落在集團(tuán)的各個項目公司和業(yè)務(wù)條線上：

招標(biāo)文件在編制上參差不齊，不夠規(guī)范

投標(biāo)人信息難集中，考察評估效率低下

預(yù)算、價格分散管理，成本難控易浪費

現(xiàn)在，泛微OA系統(tǒng)整合企業(yè)業(yè)務(wù)資源，圍繞采購業(yè)務(wù)，用流程串聯(lián)數(shù)據(jù)，搭建了一個集“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、計劃管理、審批評估、詢報價管理、合同管理、訂單管理”于一體的電子化采購管理平臺。

(集中采購系統(tǒng)架構(gòu))

OA系統(tǒng)如何進(jìn)行集中采購

1、集中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，信息方便獲取

無論是訂單、供應(yīng)商、客戶還是合同資料，為了避免重復(fù)錄入，集團(tuán)可以統(tǒng)一從OA系統(tǒng)建立表單檔案，隨業(yè)務(wù)流程變化實時更新寫入業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。在業(yè)務(wù)審批的過程中可以直接在表單中調(diào)取使用，查閱、填報更智能。

1）產(chǎn)品物料信息管理

泛微在OA系統(tǒng)內(nèi)搭建了物料庫，物資信息可以通過流程審批寫入，可以自行在后臺添加，也可以從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步物料主數(shù)據(jù)。供應(yīng)商若是對產(chǎn)品內(nèi)容進(jìn)行變更，需要發(fā)起變更申請單，通過流程給公司內(nèi)部人員進(jìn)行審核。

2）供應(yīng)商準(zhǔn)入和審核

泛微OA系統(tǒng)通過平臺注冊、邀請的形式，將供應(yīng)商加入到公司的采購體系中來，可以直接與外部的供應(yīng)商之間形成互動、實現(xiàn)內(nèi)外協(xié)同。

(供應(yīng)商注冊)

供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)模板在簽訂合同后由供應(yīng)商提交后由采購部和財務(wù)部審批通過，通過后在訂單及付款審批中相關(guān)數(shù)據(jù)自動呈現(xiàn)。包括供應(yīng)商名稱、授權(quán)代表姓名、聯(lián)系電話、所在地址、開戶行、開戶行賬號等信息。

2、集中制定計劃，采購一鍵發(fā)起

智能化的申請表單和業(yè)務(wù)軟件數(shù)據(jù)互通，提前錄入到業(yè)務(wù)軟件的物料信息，如種類、名稱、規(guī)格等都能在表單中智能調(diào)取，無需手動填報。

(采購申請表)

采購需求系統(tǒng)按分公司提交的采購需求匯總，自動生成訂單，也可以進(jìn)行手工調(diào)整拆分訂單。分公司提交需求時應(yīng)在填報時進(jìn)行備注說明，在生成訂單時將完成需求審批時的供應(yīng)商名稱、型號、單價、數(shù)量、總價、發(fā)貨地址，并按訂單編號規(guī)則自動形成編號。

3、構(gòu)建采購計劃庫，進(jìn)度一目了然

龐大的業(yè)務(wù)規(guī)模，每年都會產(chǎn)生大量項目采購需求，效率的兼顧是推動企業(yè)項目開展的重要基礎(chǔ)。

為了將采購進(jìn)度更集中的呈現(xiàn)，OA系統(tǒng)通過表單、門戶、關(guān)聯(lián)流程等功能將所有經(jīng)審核確認(rèn)的采購計劃，將所有招采信息匯總形成信息庫，按時間段、上報部門實時匯總成庫。

通過流程的流轉(zhuǎn)情況，招采進(jìn)度、報名情況、供應(yīng)商疑問、詢價進(jìn)度、采購進(jìn)度、采購單價等信息清晰呈現(xiàn)，隨時按需調(diào)配，方便上層調(diào)閱了解情況。

(采購計劃庫)

4、集中快速詢價，確認(rèn)訂單

為了提高采購效率，采購計劃庫為公司提供了便捷的處理倉，各分子公司的采購計劃按執(zhí)行狀態(tài)分類歸集。OA系統(tǒng)通過搭建產(chǎn)品單價數(shù)據(jù)模板，根據(jù)簽訂的產(chǎn)品供貨入圍設(shè)置合同，將供應(yīng)商，貨物名稱、型號及對應(yīng)單價自動填入。

(產(chǎn)品單價數(shù)據(jù)模板)

采購員選擇需詢價的物料后，可進(jìn)行批量詢價，隨后選擇供應(yīng)商聯(lián)系人，按照系統(tǒng)中設(shè)定的郵件模版群發(fā)給對應(yīng)的供應(yīng)商聯(lián)系人。采購員郵件收到供應(yīng)商的報價后，整理成報價模版。

通過導(dǎo)入報價信息，同時展現(xiàn)多家供應(yīng)商的報價，審批后確定最終供應(yīng)商，相關(guān)人員可以在某個時間段批量處理待詢價、待下單的條目，提高辦理效率。

(采購報價)

所有供應(yīng)商報價結(jié)果經(jīng)表單統(tǒng)一匯總，一經(jīng)確認(rèn)，采購計劃會自動轉(zhuǎn)換成待簽訂的合同訂單，智能流轉(zhuǎn)，簡化中間流程。

5、集中批量發(fā)起、簽署合同，臺賬信息明

訂單數(shù)量一多，合同信息難免復(fù)雜，哪個訂單付款多少、什么時候到期、付過了沒有等信息，都要一一理清。

首先，泛微OA系統(tǒng)通過與契約鎖集成，實現(xiàn)企業(yè)與外部供應(yīng)商之間采購合同、采購訂單的快速簽署，特別是批量簽署功能，大大提高了簽署效率。

(合同批量簽署)

系統(tǒng)通過搭建規(guī)范的合同條款數(shù)據(jù)模板，給集采環(huán)節(jié)的合同履行提供參考支持，包含了產(chǎn)品的交貨期、驗收合格率數(shù)據(jù)、付款方式(批次、比例)等數(shù)據(jù)和信息。并且能夠根據(jù)供應(yīng)商合同條款庫帶出每個合同的付款信息。

(合同條款帶出付款信息)

OA系統(tǒng)通過訂單臺帳，將所有訂單按時間匯總，詳細(xì)信息一目了然，防止重復(fù)付款、過期未付現(xiàn)象，提高供應(yīng)商滿意度。

6、集中到貨驗收，款項智能化結(jié)清

到貨驗收根據(jù)訂單編號由供應(yīng)商按不同批次發(fā)起。“發(fā)貨確認(rèn)單”和“到貨驗收反饋表”中到貨驗收確認(rèn)總數(shù)等于訂單總數(shù)時，分公司填寫交貨期和產(chǎn)品合格率，交貨期和產(chǎn)品合格率符合要求時，系統(tǒng)可完成扣款。

(到貨驗收)

OA系統(tǒng)集中采購功能價值

降低管理成本： 信息、執(zhí)行、審批等管理環(huán)節(jié)全程電子化，統(tǒng)一集團(tuán)工作的同時可簡化招采流程，大大提高執(zhí)行效率。

規(guī)范業(yè)務(wù)體質(zhì)： 用OA系統(tǒng)電子化的環(huán)境提高采購?fù)该鞫?，投?biāo)、比較更規(guī)范，不僅規(guī)范了業(yè)務(wù)還能提高采購質(zhì)量。集團(tuán)招采效率提升、招采過程透明，加速決策科學(xué)化。